Por Edvan Cruz
Nunca foi tão fácil reunir pessoas. E talvez por isso, nunca tenha sido tão difícil ter uma reunião produtiva.
A digitalização do ambiente corporativo transformou profundamente a forma como trabalhamos. Plataformas como Zoom, Microsoft Teams e Google Meet eliminaram barreiras geográficas, reduziram custos e aceleraram a tomada de decisão. No entanto, junto com esses avanços, surgiu um problema silencioso: a banalização das reuniões.
Se antes uma reunião exigia planejamento, deslocamento e organização, hoje ela acontece com um clique. E essa facilidade trouxe um efeito colateral claro — começamos a nos reunir mais do que o necessário, muitas vezes sem um objetivo definido.
O resultado é um cenário comum nas empresas: agendas lotadas, encontros longos e pouca clareza sobre o que, de fato, foi decidido. Pessoas entram e saem de reuniões sem saber exatamente por que estavam ali. Estão presentes, mas não necessariamente engajadas. Em muitos casos, dividem a atenção com outras tarefas, respondem mensagens ou participam de múltiplas conversas ao mesmo tempo.
A presença digital não garante foco. E sem foco, não há produtividade.
Outro fator que contribui para essa perda de eficiência é o excesso de participantes. No ambiente virtual, incluir mais pessoas parece inofensivo. Mas quanto maior o grupo, menor tende a ser o nível de envolvimento individual e mais lenta se torna a tomada de decisão. O que poderia ser resolvido rapidamente com poucos decisores acaba se transformando em longas discussões, muitas vezes inconclusivas.
Mas talvez o ponto mais crítico esteja na ausência de propósito. Reuniões que começam sem responder a uma pergunta simples — “qual decisão precisa ser tomada aqui?” — tendem a se tornar apenas conversas organizadas, sem direção clara.
É nesse contexto que a liderança assume um papel decisivo.
A qualidade de uma reunião não é determinada pela ferramenta utilizada, mas pela forma como ela é conduzida. Cabe ao líder definir se a reunião é realmente necessária, quem deve participar, qual é o objetivo e, principalmente, garantir que haja um encaminhamento claro ao final.
Reuniões eficientes não são necessariamente mais longas ou mais completas. São mais objetivas.
Reduzir o número de encontros, limitar a participação ao essencial e conduzir as discussões com foco em decisão são atitudes simples — e extremamente poderosas. Em muitos casos, a melhor reunião é aquela que não precisa acontecer.
A tecnologia não piorou as reuniões. Ela apenas expôs um problema antigo: a falta de clareza, disciplina e intencionalidade na forma como utilizamos o tempo coletivo.
Resgatar a eficiência das reuniões não depende de novas ferramentas, mas de uma mudança de comportamento. Menos encontros, mais propósito. Menos fala, mais decisão.
Porque, no fim, reunir pessoas não é o objetivo.
Gerar resultado, sim.
Edvan Cruz é executivo com mais de 20 anos de experiência em empresas multinacionais, autor do livro Ser Líder é uma Arte e compartilha conteúdos sobre liderança e carreira no Instagram Instagram (@ed.van.cruz).